วันนี้เรามีบทความดีๆ สำหรับใครที่ต้องการสำรองข้อมูลออนไลน์เผื่อมีเหตุการณ์ฉุกเฉินเช่น คอมพิวเตอร์หรือโน็ตบุกฮาร์ดไดรฟ์เสีย หรือถูกขโมย ข้อมูลของเราก็ยังคงอยู่และสามารถดึงมาใช้งานได้อีกครั้ง
สำหรับบริการสำรองข้อมูลออนไลน์ หรือที่เรียกกันว่า Cloud backup มีแยะมากในปัจจุบัน แต่สำหรับโพสนี้เราจะพูดถึงเฉพาะ Google Drive เท่านั้น เพราะส่วนตัวใช้อยู่ซึ่งเป็นบริการที่สะดวกมาก
ทำไมเลือก Google Drive
- เข้าถึงข้อมูลได้ง่ายจากทุกอุปกรณ์(คอมพิวเตอร์ มือถือ และแท็บเล็ต)
- จัดเก็บและแชร์ข้อมูลให้คนอื่นได้ พร้อมจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงของคนที่ได้รับการแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์จากเรา
- มีระบบป้องกันมัลแวร์ สแปม และแรมซัมแวร์ในตัว (สำคัญมาก)
- จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ จึงไม่จำเป็นต้องเก็บไฟล์ไว้ในเครื่อง
- มีแบบใช้ฟรีและเสียเงิน ซึ่งเสียเงินก็ไม่แพงเลย คุ้มมากกับการสำรองข้อมูลที่สำคัญๆของเรา
ราคา Google Drive plan
- แบบฟรี (Individual plan) – ให้พี้นที่เก็บข้อมูลสำหรับ 1 user (1 Google account) ที่ 15 GB ซึ่งแยะมากๆ ถ้าเก็บพวกไฟล์ doc, txt, pdf, excel มันเหลือๆ
- แบบเสียเงิน (Business Standard plan) – ราคาจะอยู่ประมาณ 296 บาทต่อ user ต่อเดือน ให้พื้นที่เก็บข้อมูลที่ 2 TB ซึ่งใช้ไม่หมดง่ายๆบอกเลย
หมายเหตุ พื้นที่เก็บของ Google Drive จะรวมกับพื้นที่เก็บอีเมลจาก Gmail และพื้นที่เก็บรูปภาพจาก Google Photos นั่นหมายความว่า พื้นพี่สำหรับแบบฟรี 15 GB จะเป็นพื้นที่ที่เก็บไฟล์จาก Google Drive, Gmail และ Google Photos นั่นเอง
วิธีเช็คพื้นที่ที่ใช้ไปแล้วและคงเหลือสำหรับ Google Drive
- Login เข้าสู่ Google Account
- กดปุ่ม Go to Google Account
- ที่หน้า Google Account คลิกที่รูป Avatar ข้างบนขวามือ จะมี popup เมนูเปิดออกมา
- กด Manage Your Google Account
- ที่หน้า Manage Your Google Account ให้เลือก Payments & subscriptions
- หลังจากนั้นให้หา Account Storage ที่แสดงทางขวามือ แล้วคลิกที่ Account Storage
- หน้า Storage จะแสดงขึ้นมาให้เห็นว่า ตอนนี้ Google Account ของคุณถูกใช้ไปเท่าไร ผลิตภัณฑ์ Google อะไรใช้พื้นที่ไปเท่าไร แล้วคุณเหลือพื้นที่เท่าไร
สมัคร Google Account
อันดับแรกเราต้องมีต้อง Google account ก่อนถึงจะสามารถใช้งาน Google Drive ได้ สมัครฟรีได้ที่ Signup for Google Account หลังจากที่คุณสมัคร Google account สำเร็จแล้ว คุณก็สามารถใช้ผลิตภัณฑ์ของ Google ได้ซึ่งมีหลากหลายมาก เช่น Gmail, Chrome, Chromebook, Earth, Google Meet, Google Chat, Google One, Google Play, Maps, Photos, Search, Youtube, Google Sheet, Google Calendar, Google Form, Google Slide, Google Doc, Google Translate, Google Drive เป็นต้น
ดาวน์โหลดและติดตั้ง Google Drive ที่เครื่องคอมพิวเตอร์
หลังจากสมัคร Google Account ได้แล้ว เราก็จะมาดาวน์โหลดและติดตั้ง Google Drive ที่เครื่องคอมพิวเตอร์เรากัน คุณสามารถดาวน์โหลด Google Drive ที่นี่ (ห้ามดาวน์โหลดจากเว็บอื่นที่ไม่ใช่ https://google.com/)
การติดตั้งก็ไม่ยุ่งยาก ทำตามคำสั่งที่ขึ้นทางหน้าจอหลังจากกดติดตั้งที่ไฟล์ที่ดาวน์โหลดมา สุดท้ายหน้าจอจะบังคับให้คุณ login ด้วย Google account เพื่อเข้าใจงาน Google Drive app ที่เราเพิ่งติดตั้งลงเครื่องคอมพิวเตอร์ของเรา
หลังจาก login เรียบร้อยคุณจะเห็นหน้าต่างของ Google Drive app เปิดขึ้นมา คุณจะเห็นรายการ My Drive และ My Computers
My Drive จะเก็บไฟล์ที่คุณสร้างจากผลิตภัณฑ์ของ Google เช่น Google Sheet, Google Doc, Google Slide เป็นต้น ส่วน My Computers คือ ไฟล์หรือโฟลเดอร์จากเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณที่คุณ upload ไปยัง Google Drive
วิธีการใช้งาน Google Drive
Google Drive (G:) – a Virtual Drive
หลังจากติดตั้งเป็นที่เรียบร้อย คุณจะเห็นว่าที่ File Explorer มี Google Drive (G:) เพิ่มขึ้นมา ปกติเครื่องคอมพิวเตอร์คุณจะมีไดร์ฟ C, ไดร์ฟ D เป็นพื้นฐาน แต่หลังจากติดตั้ง Google Drive app และ login Google Drive คุณจะเห็นไดร์ฟ G เพิ่มขึ้นมา
ที่ Google Drive (G:) จะมี My Drive โฟลเดอร์อยู่ คุณสามารถลากไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการสำรองข้อมูลไปวางที่ My Drive ได้เลย ไฟล์หรือโฟลเดอร์นี้จะถูก Upload ไปที่ Google Drive ทันที คุณสามารถเปิดดู Google Drive เช็คดูได้
หากไฟล์หรือโฟลเดอร์นั้นถูกแก้ไขหรือลบจากคอมพิวเตอร์คุณ ไฟล์หรือโฟลเดอร์นั้นยังคงอยู่บน Google Drive ไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ
Sync โฟลเดอร์ระหว่าง Google Drive กับคอมพิวเตอร์
หากคุณต้องการให้โฟลเดอร์ที่เก็บที่ Google Drive ถูก Sync กับโฟลเดอร์ที่คอมพิวเตอร์ของคุณ หมายความว่า ถ้าคุณทำการลบหรือแก้ไขไฟล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์จากเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ ไฟล์นั้นๆที่อยู่บน Google Drive ก็จะถูกลบหรือแก้ไขเหมือนกัน วิธีการเซ็ต Sync คือ คุณไปที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการ แล้วคลิกขวา จะเห็นเมนู popup ขึ้นมา ก็ให้เลือกที่ Sync or Backup this folder เท่านั้นโฟลเดอร์นี้ก็จะไปโผล่ที่ Google Drive>Computers>My Laptop ทันที
หยุดการ Sync โฟลเดอร์ระหว่าง Google Drive กับคอมพิวเตอร์ชั่วคราว – Pause Syncing
หากคุณต้องการหยุดการ Sync โฟลเดอร์ คุณก็สามารถทำได้ผ่าน Google Drive app ที่เครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ โดยไปที่ Google Drive icon ที่เปิดใช้งานอยู่ โดย Google Drive icon จะอยู่ทางขวามือล่างที่ Task bar (Windows) กดที่ Google Drive icon จะมีหน้าต่างเล็กเปิดขึ้นมา ให้กดปุ่ม Gear หลังนั้นกดปุ่ม Pause syncing เมนูจากเปลี่ยนจาก Pause syncing ไปเป็น Resume syncing วิธีนี้เราจะหยุดการ Sync โฟลเดอร์ชั่วคราว แล้วสามารถ Resume syncing ได้เมื่อเราต้องการ
หยุดการ Sync โฟลเดอร์ระหว่าง Google Drive กับคอมพิวเตอร์ถาวร
หากคุณต้องการหยุดการ Sync โฟลเดอร์ถาวร สามารถทำได้โดยไปที่ Google Drive app แล้วกดปุ่ม Gear และเลือก Preferences
ที่ My Laptop ซึ่งก็คือ คอมพิวเตอร์คุณ จะมีโฟลเดอร์ที่คุณได้ทำการ Sync เอาไว้อยู่ ในตัวอย่างนี้เรามีโฟลเดอร์ชื่อ appe-pic
ให้กดที่โฟลเดอร์ที่ต้องการจะหยุดการ Sync ถาวร (ในตัวอย่างคือ หมายเลข 2) จะขึ้นหน้าต่างให้ติ๊ก Sync with Google Drive ออก (หมายเลข 3)
หลังจากติ๊ก Sync with Google Drive ออกให้ปุ่ม Done แล้วจะมีหน้าจอยืนยันว่า แน่ใจน่ะว่าจะหยุด ก็ให้ตอบไปว่า Stop Syncing แล้วก็กดุป่ม Save เป็นอันเสร็จ
ที่นี้ถ้าเราแก้ไขหรือลบไฟล์ในโฟลเดอร์หรือลบโฟลเดอร์ที่หยุดการ Sync ไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน Google Drive ก็ไม่เปลี่ยนแปลง
แต่หากเราเปลี่ยนใจอยากจะให้โฟลเดอร์กลับมา Sync ได้อีกกับคอมพิวเตอร์เราก็กดปุ่ม Add folder (หมายเลข 1) แล้วเลือกโฟลเดอร์เดิมอีกครั้ง Google Drive จะไปเช็คว่า มีโฟลเดอร์นี้อยู่แล้วหรือยัง ถ้ามีอยู่แล้ว Google Drive จะถามให้คุณ rename ชื่อโฟลเดอร์ใน Google Drive ก่อน เพราะ Google Drive จะไม่ทำการทับไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่มีอยู่แล้วใน Google Drive ค่ะ
บทสรุป
การสำรองข้อมูลที่สำคัญของเราสำคัญมาก เราควรทำสำรองข้อมูลไว้อย่างน้อย 2 copies ทั้งบน Cloud และ External hard disk กรณีใช้ External hard disk อย่าลืมว่า hard disk มีอายุการใช้งาน ยิ่งเราใช้งานโดย transfer หรืออ่านข้อมูลจาก External hard disk บ่อยเท่าไร อายุการใช้งานก็จะน้อยลง ดังนั้นก็ควรเปลี่ยน External hard disk ด้วยน่ะค่ะ โพสหน้าจะมีอะไรที่มีประโยชน์อีก ติดตามกันได้ทั้งทางเว็บไซต์นี้และเฟสบุกเราค่ะ
